English at work

英語でフォローアップする

すぐに返事が欲しい時に、中々返信がこないと不安になったりイラっとすることありますよね。では、北米でのビジネスマナーでは、どれくらいでフォローアップのメールをするのが普通なのでしょうか。約16年間カナダで働いた経験から言いますと、よほど急ぎでない限り2−3日目にするのが一般的です。もちろんこれより早い場合と遅い場合もあります。私の同僚のマリアは少しせっかちで、メールの最初に以下のように書いてきます。

This is urgent in that we only have until the end of this month to meet the Senate's last meeting deadline. 

訳:委員会のミーティングの締め切りに間に合うよう今月中に全てを終わらす必要があるので、急ぎでお願いします(要するに、早く返信してね、というメッセージですね。)。

*Senateは、辞書を引くと「立法機関、議会、委員会」と出てきますが、大学における”Senate”は、アカデミックに関する色々な取り決めをする機関です。

あなたとだけメールのやり取りをしているわけではないよ、と言いたくなることもありますが、ファンドレイジングという財源になる大切な仕事をしているマリア。彼女のメールには、大体1−2時間以内に返信しています。

催促メールの書き方は、社内の人の人に送るのか、それとも社外なのか、そして目的などによって違ってきます。一番大切なのは、誰に送るのか =Who is the audience?、と言うことです。社内同士では率直に、”follow up”のためのメールだよ、っていうのを伝えますが、社外の場合は、直接的な表現を出来るだけ避ける傾向があります。代わりに返信が欲しいことに関しての具体的な内容を書きます。いくつかの例文を見てみましょう。

生徒からスタッフへのメール

 I'm looking for an update on the Anderson  awards - have the funds now been distributed?

訳:アンダーソン奨学金についての分配状況を知りたいのでメールをしています。奨学金はもう分配されたのでしょうか。

内容が具体的ですね。updateは、フォローアップのメールに良く使う単語ですね。

スタッフ同士

Hi Sky and Nikki,

Just following up on the below/attached.

Thanks,

Mary 

訳:スカイへ

下記の件でフォローアップしています。

マリーより

かなり簡素なメールですね。この文の下には前回受け取ったメールが添付されています。社内業務でのフォローップはこれでもオッケーです。

社内・社外メール

Dear Jon, 

I am writing to follow up on my email. I have not heard back from you since our last meeting. If it makes sense to discuss, please let me know when you are available for the next few weeks for a 10-15 minute call.

Best Regards,

Antony

訳:ジョン様

先日のメールの件でフォローアップしています。先週のミーティング以来、連絡を頂いていません。話し合いが必要であれば、来週、10-15分電話でお話しできる日をお知らせ下さい。

アントニーより

これはかなり、直接的な表現が使われていますね。どうしても返信が欲しい時は、丁寧かつ直接的な表現をする必要があります。

社外メール

Dear Erika: 

Hope you’re doing well.

I know you are really busy. But, have you had a chance to look over the invoice I sent you [date you send the invoice]

Let me know if you need me to resend it or if you have any questions about any of the line items. 

日本語訳:

エリカ様

お元気ですか。お忙しいところ恐縮ですが、先日送らせて頂いた請求書はもうご覧になられましたか?必要であれば再送させていただきます。また、請求書の項目で疑問点がございましたらお知らせ下さい。

Hope you’re doing well,は挨拶の一文です。「日本のいつも大変お世話になります。」のような感覚でしょうか。これより少し丁寧な表現では、I hope that this finds you well.となります。実際、私が受け取るメールの約30%以上はこの一文で始まっています

その他の表現

 催促のメールではないですが、下記の表現も良く聞きます。

I just wanted to quickly touch base with you: did you get an email from my secretary a bout the meeting?

訳:お伺いしたいことがありメールをしています。私の秘書が送ったミーティングに関するメールは届いていますか?

Touch basis は、ケンブリッジ英英辞典によると、"talk to someone for a short time to find out how they are or what they think about something."という意味です。ビジネスにおいて、何かの用件で再度連絡を取り様子を伺ったり、情報を得る時に使います。

最後に、セールスなどの場合は、日本と同じく、その日のうちにフォローアップが来ることはよくあります。あるリサーチでは6回目のフォローアップでやっと返信が来たという例もあります。(mailshake.com)。セールスマンはどこでもメンタルがタフでないと駄目なようです。

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