カナダでも確認のメールは重要です。日本では基本的にメールがきたら24時間以内に返信するというのが暗黙のルールがありますが、カナダでもこれは同じです。もちろん個人差がありますし、感覚的には日本よりも遅い気がしますが。今のポジションでは、生徒さんの推薦状を企業に送付することが多いのですが、私は、いつも受け取ったら確認メールをしてくれるようにとお願いをします。下記はつい最近、某企業に送ったメールです。
Dear Mr. Chan:
My name is Sky, assistant to Professor Smith at the University of Canada. On behalf of Professor Smith, please find attached the letter of reference for Rick Anderson. Please kindly acknowledge receipt of this email. Thank you.
Yours truly,
Sky
日本語訳：スカイと申します。カナダ大学のスミス教授の代理でリック・アンダーソンの推薦状を送らせていただきます。受け取られましたらお知らせ下さいますよう宜しくお願い致します。
敬具
スカイ
イデオム：On behalf of 〜は、〜の代理で、〜に代わってという意味です。assistant to 〜は、〜のアシスタントという意味です。
ポイント
"Please acknowledge receipt of this email"というのは受け取りの確認をお願いする際の定番の表現です。
Acknowledge ってなんだか”威厳”がある言葉に見えますね。ケンブリッジ英英辞典によると、
-
Accept or admit the existence or truth of something
という意味になります。
また、学長付きの秘書のロレッタは、同じようなメールでも次のような表現を使っていました。
Dear Mr. Smith,
Attached, please find a letter of recommendation from Paul Matson, Dean of the School of Law at Canada, along with 11 applications for the 2021 Scholarship Program. Once you receive this email and its attachments, would you be kind enough to confirm receipt by return email.
Thank you in advance for your review and consideration of this email.
With kind regards,
Loretta
日本語訳：
スミス様
2021年の奨学金の申請書11通およびカナダ大学法学部の学長ポール・マトソンの推薦状をここに添付します。このメールと添付書類を受け取られましたら、返信にてお知らせくださいますよう宜しくお願い致します。
ご検討いただき大変ありがとうございます。
敬具
ロレッタ
学長付きの秘書ともなると、やはり格式高い英語を使いますね。
もっとシンプルな例をここにあげます。
Kindly confirm upon receipt. 受け取とられましたらお知らせ下さい。
社内ではこれで十分でしょう。これは電子メールだけでなく郵便物などの物を受け取った時にも使えます。
例
Dear Kate,
I am emailing you to let you know that I have sent the parcel to your office.
Kindly confirm upon receipt.
Kind regards,
Sky
日本語訳：
ケイト様、
御社宛に小包を送付させていただきました。
御社に届きましたらお知らせ下さい。
スカイより
受領のお知らせメール
これらの依頼に対しての返信の例をいくつか挙げておきます。自分と相手との関係によって使い分けてください。
- Your letter has been received. 手紙を受け取りました。
- I hereby acknowledge receipt of your letter/email. 手紙（電子メール）を受け取りました。
- I acknowledge that I have received the email about your resignation.あなたの辞任についての電子メールを受け取りました。
- Receipt acknowledged. 受け取りました。
- Received.受け取りました。（社内でならこれでOKです。）